Syarat dan Dokumen Sertifikasi ISO 18788
Syarat dan Dokumen Sertifikasi ISO 18788: Apa Saja yang Perlu Disiapkan Perusahaan Anda?
Sebelum memulai proses audit dan sertifikasi ISO 18788:2015, ada sejumlah syarat kepesertaan dan dokumen dasar yang perlu disiapkan perusahaan Anda terlebih dahulu. Menyiapkan hal ini sejak awal akan mempercepat proses konsultasi, menghindari revisi berulang, dan membuat perjalanan sertifikasi jauh lebih efisien.
Artikel ini menjelaskan secara lengkap syarat dan dokumen yang perlu Anda siapkan sebelum menghubungi konsultan sertifikasi.
Mengapa Kesiapan Dokumen di Awal Sangat Penting?
Mempercepat Proses Gap Analysis
Semakin lengkap data dan dokumen legal yang tersedia sejak awal, semakin cepat tim konsultan dapat memetakan kesenjangan sistem manajemen perusahaan terhadap persyaratan ISO 18788:2015.
Menghindari Revisi Berulang
Dokumen yang tidak lengkap di awal sering menyebabkan proses bolak-balik yang memperlambat keseluruhan timeline sertifikasi.
Syarat Kepesertaan Sertifikasi ISO 18788
Legalitas Badan Usaha
- Akta pendirian perusahaan dan perubahannya (jika ada)
- Nomor Induk Berusaha (NIB)
- Izin operasional jasa keamanan yang berlaku (sesuai regulasi Kepolisian RI/instansi terkait)
Struktur dan Skala Organisasi
- Struktur organisasi perusahaan, termasuk penanggung jawab sistem manajemen keamanan
- Jumlah total personel keamanan yang akan masuk dalam ruang lingkup sertifikasi
- Daftar lokasi atau area operasi yang akan disertifikasi
Mengapa Data Ini Diperlukan Sejak Awal?
Jumlah personel dan lokasi operasi menjadi dasar perhitungan durasi audit (man-days) serta estimasi biaya sertifikasi.
Dokumen Dasar yang Perlu Disiapkan Sebelum Konsultasi
Dokumen Kebijakan dan Prosedur (Jika Sudah Ada)
Jika perusahaan sudah memiliki kebijakan keamanan, SOP operasional, atau kode etik personel — meskipun belum sesuai standar ISO 18788 — dokumen ini tetap berguna sebagai bahan awal gap analysis.
Rekam Operasional Sebelumnya
- Data insiden operasional (jika pernah terjadi) beserta catatan penanganannya
- Rekam pelatihan personel yang sudah pernah dilaksanakan
- Kontrak kerja atau perjanjian dengan klien yang mensyaratkan standar keamanan tertentu
Bagaimana Jika Perusahaan Belum Memiliki Dokumen Ini Sama Sekali?
Tidak masalah — inilah yang justru menjadi fokus pendampingan konsultan. Tim PT ISS akan membantu menyusun seluruh dokumen dari nol berdasarkan hasil gap analysis awal.
Syarat Tambahan untuk Ruang Lingkup Berisiko Tinggi
Perusahaan yang Beroperasi di Area Berisiko Tinggi/Konflik
Jika ruang lingkup operasi mencakup area berisiko tinggi, ISO 18788 mensyaratkan dokumentasi tambahan terkait:
- Prosedur penggunaan kekuatan (use of force) yang lebih rinci
- Prosedur koordinasi dengan aparat keamanan setempat
- Mekanisme perlindungan hak asasi manusia dalam kondisi operasi khusus
Kesalahan Umum yang Membuat Proses Tertunda
- Menunda pengumpulan data legalitas perusahaan hingga proses gap analysis dimulai
- Tidak melibatkan penanggung jawab operasional sejak tahap awal konsultasi
- Meremehkan pentingnya data jumlah personel dan lokasi yang akurat
- Tidak menyiapkan rekam insiden atau pelatihan yang sudah ada, meski tidak lengkap
FAQ Viral — Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Apakah perusahaan tanpa dokumen sistem manajemen sama sekali tetap bisa mendaftar sertifikasi?
Bisa. Justru sebagian besar klien memulai dari kondisi dokumen yang minim, dan tim konsultan akan membantu menyusun seluruh dokumen dari tahap gap analysis.
2. Apa syarat legalitas yang paling sering terlewat perusahaan?
Izin operasional jasa keamanan yang masih berlaku sering kali terlewat atau kedaluwarsa, padahal ini menjadi salah satu syarat dasar sebelum audit sertifikasi dapat dilanjutkan.
3. Apakah jumlah personel mempengaruhi syarat dan biaya sertifikasi?
Ya, jumlah personel dan lokasi operasi menjadi dasar perhitungan durasi audit (man-days) oleh LSSM, yang pada akhirnya memengaruhi estimasi biaya keseluruhan.
4. Apakah data insiden operasional yang buruk akan menghambat proses sertifikasi?
Tidak. Justru rekam insiden — termasuk yang kurang ideal — membantu konsultan memahami risiko nyata perusahaan dan menyusun prosedur mitigasi yang tepat sasaran.
5. Berapa lama proses pengumpulan syarat dan dokumen awal ini biasanya berlangsung?
Jika data legalitas dan operasional sudah tersedia, tahap ini bisa selesai dalam 3-5 hari kerja sebelum masuk ke tahap gap analysis penuh.
6. Ke mana harus menghubungi jika belum yakin dokumen apa saja yang perlu disiapkan?
Tim PT Indonesia Sertifikasi Standard siap melakukan konsultasi awal gratis untuk membantu memetakan dokumen dan syarat yang relevan dengan kondisi perusahaan Anda.
Siap Menyiapkan Dokumen Sertifikasi ISO 18788 Perusahaan Anda?
Jangan biarkan kelengkapan dokumen menjadi penghambat proses sertifikasi. Konsultasikan kondisi perusahaan Anda sekarang, dan biarkan tim PT Indonesia Sertifikasi Standard membantu memetakan syarat serta dokumen yang perlu disiapkan.
CTA (Contact To Action)
Konsultasikan Syarat dan Dokumen Sertifikasi ISO 18788 Perusahaan Anda
PT. INDONESIA SERTIFIKASI STANDARD
Jl. Asia Afrika, Pintu IX Gelora Senayan,
Jakarta Pusat 10270 DKI Jakarta
📱 HP/WA: 0821.1352.1977
☎️ Telp: 021.5793.0507
📧 Email: iss.isosertifikasi@gmail.com
Visit Web kami di: www.sertifikasi-iso.id | www.iso-sertifikasi.id | www.sertifikasiisoindonesia.com
Blog kami: sertifikasiisomurah.blogspot.com | sertifikasiindonesia.wordpress.com
